Moet ik mijn data in Office365 nog backuppen?

Steeds meer bedrijven schakelen (deels) over naar Office 365 voor het hosten van hun bestanden en email.

Maar in tegenstelling tot de eigen traditionele backup weten veel bedrijven niet wat Microsoft aan backup opslaat. Dan is er de vraag of de Microsoft Backup wel voldoet aan de wensen en aan  eventuele lokale regelgeving waar een bedrijf aan moet voldoen.

Office 365 bestaat  uit meerdere diensten die weer een eigen beleid kunnen hebben.
Microsoft heeft uitgebreide documentatie online staan wat ze opslaan en wanneer  om de omgeving zo goed mogelijk beschikbaar te houden en wat voor backup en restore mogelijkheden er zijn, maar deze zijn zeer technisch van aard. In deze Blog proberen we iets meer uitleg te geven op een begrijpelijker niveau. Ook zullen we uitleggen  welke andere mogelijke verbeteringen er zijn.

Hoge beschikbaarheid

Office 365 gebruikt voor alle diensten veel systemen en technieken om de data zo goed mogelijk beschikbaar te houden.  Een van de belangrijkste techniek is dat data op meerdere geografisch gescheiden plekken opgeslagen staat en dat op elke plek  allemaal speciale technieken actief zijn om de data ook goed te houden.

Dit is perfect voor de beschikbaarheid van de omgeving en diensten, maar een replica naar een andere locatie is geen backup.

Een verwijderd bestand zal namelijk  uiteindelijk van de replica locaties verwijderd worden.

Backup

Microsoft maakt elke 12 uur backups van de data, en bewaart deze dan nog 14 dagen.
Deze backup kan alleen terug gezet worden voor de gehele omgeving,en niet voor een enkel bestand. Deze backup is primair voor Microsoft zelf om bij extreem grote problemen een backup achter de hand te hebben, maar je kan als klant ook vragen deze totale backup terug te zetten.
Echter wanneer je bijvoorbeeld de backup van een aantal dagen terug wilt restoren zal er ook evenveel dagen aan veranderingen en nieuwe data verloren gaan.
Deze restore functie zal dus een behoorlijke impact hebben en is alleen aan te bevelen in uitzonderlijke gevallen.

Prullenbakken:

Om het voor gebruikers makkelijk te maken heeft Microsoft een prullenbak systeem, afhankelijk van de dienst werkt deze op verschillende manieren:

In Sharepoint Wanneer je een bestand uit Sharepoint verwijderd komt hij in de prullenbak terecht, deze blijft hier maximaal 93 dagen staan. Leegt iemand de prullenbak eerder dan 93 dagen dan gaat de data naar een 2e fase prullenbak, hier blijft de data dan nog steeds staan tot het de leeftijd van 93 dagen bereikt.
Na 93 dagen in totaal zal deze data definitief verwijderd worden.

in Email

Ook voor Email postvakken is er een prullenbak systeem, als eerste laag is er de welbekende “Verwijderde items” map binnen het postvak, verwijder je een bericht gaat deze hier voor onbepaalde tijd naartoe en kan hier vrijwel eeuwig in blijven staan, het nadeel hiervan is dat deze prullenbak mee telt in het opslag gebruik van de mailbox (standaard 50GB).
Verwijder je het bestand direct “permanent”, of verwijder je het uit de prullenbak zal de mail nog maximaal 30 dagen te herstellen zijn via “verwijderde items herstellen”

Versiebeheer

Binnen nieuwe Office 365 omgevingen is standaard versiebeheer ingeschakeld, door middel van deze techniek worden de laatste 500 versies van een bestand bewaard door Sharepoint.
Dit klinkt als erg veel versies, maar in de meeste gevallen zal automatisch opslaan ook actief zijn waardoor tijdens het bewerken van documenten er tussentijds versies worden opgeslagen, het aantal versies zal daardoor snel kunnen oplopen.

Retentie regels.

Vanaf de Enterprise abonnementen van Office 365 (E3, E5) en Exchange Online is een extra functie beschikbaar genaamd Retentie.

Door middel van retentie is het mogelijk om een beleid in te stellen hoe data bewaard en verwijderd moet worden. Het voordeel van Retentie is dat dit overkoepelend werkt binnen de diverse diensten in Office 365.

Omdat het overkoepelend werkt kunnen er conflicterende bewaar- instellingen komen, ook hier is rekening mee gehouden door een aantal prioriteiten te classificeren.

Retentie en Sharepoint.

Binnen Sharepoint zal een bestand bewaard blijven voordat deze het prullenbak proces in gaat. Zolang hij bewaard moet blijven volgens de retentie regels blijft deze in de “preservation hold library” staan.

Wanneer de retentie regel klaar is en hij kan verwijderd worden gaat hij het normale prullenbak systeem in

Retentie en Email:

Wanneer email permanent verwijderd word of uit de prullenbak word verwijderd zal email volgens de retentie periode bewaard blijven in de “verwijderde items herstellen” map. Wanneer de email volgens het retentie schema verwijderd mag worden blijft deze nog 14 dagen beschikbaar in het normale opruim proces en zal daarna verwijderd worden:

Een interessantere optie voor email kan ook zijn het gebruiken van een archiefmailbox, bij de Enterprise abonnementen zit ook een mailbox archief waarin onbeperkt email gearchiveerd kan worden, hierdoor kun je makkelijk voor lange tijd email archiveren en bewaren.

Office 365 heeft daarnaast nog een aantal tools beschikbaar voor beheerders om in alle data te zoeken of data te verzamelen voor bijvoorbeeld een intern onderzoek, deze tools werken ook samen met zaken als versiebeheer en retentieperiodes.

Backup uitbreiden.

Office 365 heeft vrij uitgebreide mogelijkheden om bestanden te bewaren en voor administrators om deze data te doorzoeken of te herstellen.  Hier zitten ook echter enkele gaten en beperkingen aan.

Sommige tools zijn niet intuïtief om makkelijk bepaalde mappen terug te halen.

Beheerd.nl heeft daarom externe software die cloud naar cloud backups kunnen maken. Deze tools maken backups van Office 365 data zoals Sharepoint, Onedrive, en Exchange online. Deze tools kunnen extra en betere bescherming bieden tegen diverse vervelende zaken als  ransomware aanvallen,  hackers die data verwijderen of grotere problemen.

Dit artikel is gebaseerd op informatie die beschikbaar was tijdens publicatie, Microsoft kan deze zonder opgave van reden wijzigen, neem bij twijfel contact met ons op.